Next Project loggar automatiskt alla e-postmeddelanden som skickas från systemet – oavsett om de skickas via "Skicka e-post" eller via rapportfunktionen. Varje meddelande registreras med mottagare, bilagor och leveransstatus, utan att du behöver göra något extra.
Behörighet som krävs
För att se den samlade e-postloggen under Administration → Kommunikation → E-postarkiv krävs behörigheten "E-postarkiv". Behörigheten är inte satt på någon grupp som standard – be er systemadministratör lägga till den på önskad grupp under Administration.
Befintliga epostarkiv i per modul (till exempel Inköp och ÄTA) kräver ingen separat behörighet – de syns för alla som redan har åtkomst till modulen. Epostarkiv rättigheten är inte kopplad till projektbehörigheter.
Så hittar du till epostarkiven
Per modul: Öppna den aktuella posten (till exempel en ÄTA) och gå till dess e-postarkiv för att se e-post kopplad till just den posten. I modulerna har du även möjlighet att välja visa alla för att se alla mejl skickade från den modulen i det projekt som du är inne på.
Samlad vy: Gå till Administration → Kommunikation → E-postarkiv för en sökbar översikt över all e-post som skickats från ert Next Projekt, med kolumner för bland annat avsändare, projekt och modulreferens.
Markera en post i loggen för att se mottagare, leveransstatus per mottagare och bilagor. Bilagor går nu att ladda ner direkt därifrån.
Så tolkar du leveransstatus
Mejl som skickas från er databas efter att vi aktiverat denna emailloggning visas med leveransstatus per mejl och per mottagare:
- Grön bock – levererat
- Rött kryss – misslyckad leverans
Statusen uppdateras löpande i loggen. E-post med status Pending/Väntar når normalt fram till mottagaren, och statusen uppdateras därefter.
Mejl som skickades innan språningstjänsten aktiverades visas endast som skickade e-post istället med en neutral kuvertikon märkt "Skickat", utan leveransspårning.
Så skickar du till flera mottagare
Vid utskick till flera mottagare väljer du om e-posten ska skickas som ett gemensamt meddelande till alla, eller som separata meddelanden per mottagare.
Valet görs vid varje utskick och sparas inte automatiskt till nästa gång.
Vanliga frågor
Vem kan se den fullständiga e-postloggen?
Alla användare med behörigheten "Epostarkiv", via Administration → Kommunikation → E-postarkiv. Loggar per modul syns för dem som redan har åtkomst till modulen.
Kan jag ladda ner bilagor från loggen?
Ja, för de moduler som stöder funktionen. Undantag är fakturamejl och vissa systemgenererade notiser, som ännu saknar en vy i gränssnittet.
Får jag fortfarande mejl från supporten om studsade e-postmeddelanden?
Nej, supporten skickar inte längre separata listor på studsade mejl. All information om sändstatus finns istället direkt i e-postarkivet i Next Project.
Hur aktiverar vi den centrala e-postloggen i vår databas?
En systemadministratör hos er lägger till rättigheten "E-postarkiv" på önskad grupp under Administration.