Artikeln beskriver hur du hanterar och skickar e-post i Next Project, inklusive hur du skickar information direkt från en modul eller som en PDF-rapport. Du får även lära dig om systemets begränsningar gällande bilagor, hur du använder och skapar e-postmallar samt hur du tar del av e-posthistorik kopplad till specifika poster.
Begränsningar
Just nu kan du bara skicka text i e-post från Next Project — det går alltså inte att inkludera bilder eller företagslogotyper.
Bifogade filer får inte överstiga 8 MB. Det är en begränsning för att öka chansen att e-posten når fram och inte är för stor för mottagarens e-postserver. Om du behöver skicka större mängder dokument rekommenderar vi att du använder en egen fillagringstjänst och lägger in en länk till lagringsplatsen eller dokumenten i Next Project, och sedan bifogar den länken i e-postutskicket.
Dialog för att skicka förfrågan — notera att bilaga med URL-adress kan väljas.
Bilagor som är länkar till dokument visas som en länk längst ner i meddelandetexten, men du kan flytta upp länken i e-posttexten om du vill.
Tänk på att alla dokument du väljer att bifoga skickas till samtliga mottagare.
Skicka e-post
Du kan skicka e-post från de flesta moduler i Next Project. Du kan antingen skicka information om en post från den aktuella modulen, eller skapa en rapport och skicka den därifrån.
Skicka information från en modul
För att skicka information om en post från en modul markerar du det du vill skicka och klickar på knappen Skicka e-post.
Avvikelse-fliken — notera knappen Skicka e-post för avvikelsekommunikation.
Skicka som rapport
För att skicka en rapport markerar du de poster du vill skapa en rapport för (två ÄTor i exemplet nedan), klickar på PDF-knappen och väljer aktuell rapport.
ÄTA-fliken — notera de tre tillgängliga utskriftsalternativen i PDF-menyn.
Gör dina val för rapporten, förhandsgranska den och klicka sedan på Skicka e-post för att skicka rapporten.
ÄTA-rapport — välj rapportalternativ och använd 'Skicka e-post' för distribution.
Välj e-postmall
När du har klickat på Skicka e-post i något av fallen ovan öppnas en vy där du väljer vem du vill skicka till och vilken e-postmall du vill använda — eller skriver texten själv. Om det finns bilagor kopplade till posten visas de under Bilagor, och du kan markera vilka som ska skickas med.
Dialogen Avvikelse – Skicka e-post; kontrollera mottagare, mall och bilagor innan utskick.
E-posthistorik
ÄTA-lista — notera knappen 'Visa e-postarkiv' för åtkomst till e-posthistorik.
I de moduler där du kan skicka e-post finns det också möjlighet att se historik över skickad e-post, kopplad till den ÄTA, det inköp eller liknande som e-posten skickades från.
Via knappen Visa e-postarkiv kan du se historik över skickad e-post, vilka som var mottagare och vilka dokument som bifogades.
Mallar
Under Administration → Kommunikation → E-postmall kan du skapa både egna och företagsgemensamma mallar som sedan kan användas i olika sammanhang.
Sidan E-postmallar visar företagsmall och personlig mall med redigerbara fält.
I mallen kan du lägga in olika dokumentetiketter som hämtar information från den arbetsorder, ÄTA eller det inköp som du skickar e-post ifrån.
Lägg till ny e-postmall
E-postmallar — obligatoriska fält markeras vid skapande av ny mall.
Så här lägger du till en ny e-postmall:
Klicka på lägg till-knappen under E-postmall.
Ange vilken modul mallen ska tillhöra i fältet Modul och namnge mallen i fältet Mall.
Under Företagsmall anger du den mall som ska visas för alla användare som kan skicka e-post från Next Project. Under Personlig mall anger du om du vill ha en personlig mall som bara du själv kan använda.
Mallen är nu tillgänglig i den valda modulen.