Den här artikeln beskriver hur du hanterar och skickar e-post i Next Project.

Begränsningar

I dagsläget går det endast att skicka text i e-post från Next Project, dvs inga bilder eller företagslogotyper.

Storleken på de bifogade filerna får inte heller överstiga 8 MB, det är en begränsning för att öka sannolikheten att e-posten kommer fram och inte är för stor för mottagande e-postserver. Har man behov av att skicka större mängd dokument är rekommendationen att använda egen fil-lagringstjänst och lägga länk till lagringsplatsen eller dokumenten i Next Project, för att sedan bifoga länk i e-postutskick.

Bifogade bilagor som är länkar till dokument presenteras som länk längst ner i meddelandetexten men kan sedan flyttas upp i mail-texten om man så önskar.

Observera att alla dokument man väljer att bifoga skickas till samtliga mottagare.

Skicka e-post

Du kan skicka e-post från de flesta moduler i Next Project. Du kan både skicka information om en post från aktuell modul eller skapa rapport och skicka från modulen.

Skicka information från modul

För att skicka information om en post från en modul, markera det du vill skicka och klicka på knappen ´Skicka e-post´.

Skicka som rapport

För att skicka en rapport markerar du de posterna du vill skapa en rapport för (, två ÄTor i fallet nedan) och klicka på PDF-knappen och välj aktuell rapport:

Gör dina val för rapporten, förhandsgranska och klicka på ´Skicka e-post´ för att sicka rapporten.

Välj e-postmall

När du klickat på skicka e-post i något av fallen ovan får du upp vyn nedan där du väljer vem du vill skicka e-postet till och väljer vilken e-postmall du vill skicka med, alternativt skriver texten själv. Finns det bilagor kopplade till posten syns de under bilagor och är möjliga att markera om de ska skickas med.

E-posthistorik

I de moduler man kan skicka e-post från finns också möjlighet att se historik över den e-post som skickats, relaterat till den ÄTA, inköp etc som e-posten skickades från.

Via knappen “Visa e-postarkiv” kan man se historik över skickad e-post, vilka som var mottagare och vilka dokument som bifogades.

Mallar

Under Adminstration -> Kommunikation -> E-postmall kan man skapa både egna och företagsgemensamma mallar som sedan kan användas i olika sammanhang.

I mallen kan du lägga in olika dokumentetiketter som kan hämta information från just den Arbetsorder, ÄTA eller Inköp som du skickar e-post ifrån.

Lägg till ny e-postmall

För att lägga till en ny e-postmall

1. Klicka på lägg till-knappen under E-postmall

2. Ange vilken modul mallen ska tillhöra i fältet Modul och namnge mallen i fältet ´Mall´.

3. Under ´Företagsmall´ anger du mallen som ska komma upp för alla användare som kan skicka e-post från Next Project. Under ´Personlig mall´ anger du om du vill ha en personlig mall som bara du själv ska kunna använda dig av.

4. Mallen är nu tillgänglig i vald modul