Artikeln beskriver hur du använder funktionen Autofyll i Next Project för att automatiskt fylla Word-dokument med information från systemet via så kallade dokumentetiketter. Du får lära dig hur dokumentetiketter fungerar, hur du infogar dem i dina Word-dokument samt hur du validerar och genererar det slutliga dokumentinnehållet. Observera att funktionen kräver en aktiv Next Docs-licens.
Den här artikeln beskriver hur du använder funktionen Autofyll för att få in information från Next Project i ditt Word-dokument.
OBS: Funktionen är bara tillgänglig om du har en aktiv Next Docs-licens.
Dokumentetiketter
För att få in information från Next Project i ditt dokument använder du något som kallas dokumentetiketter. Det finns fördefinierade etiketter i systemet, men du kan också skapa egna anpassade etiketter efter dina behov.
De fördefinierade etiketterna hittar du under Dokument för respektive funktion. Bilden nedan visar hur det ser ut i modulen Inköp.
Dokument-vyn under Inköp — notera tooltip för Dokumentetiketter-funktionen.
Klickar du på Dokumentetiketter öppnas en ruta med alla etiketter som du kan använda från Inköpsmodulen. Listan innehåller både etiketter som är generella i hela Next Project och sådana som gäller just ditt projekt. Etiketterna visas till vänster och deras värden till höger.
Eftersom vi ännu inte valt något inköp listas inga etiketter som rör ett specifikt inköp här, men det kommer när du gjort ett val.
Dialogrutan Dokumentetiketter visar tillgängliga standardetiketter och deras mappade värden.
Om du istället går in på ett specifikt inköp och väljer underfliken Dokument för just det inköpet, ser du etiketter med information om just det inköpet. Det är dessa dokumentetiketter du sedan kan använda när du lägger upp dokument för ditt inköp.
Dialogrutan Dokumentetiketter visar tillgängliga standardetiketter för dokumentmallar.
Exemplet ovan gäller Inköpsmodulen, men samma princip gäller till exempel för ÄTA också. När du valt en ÄTA kan du använda information för just den ÄTAn i dina dokumentetiketter.
Dokumentetiketter i dokument
OBS: Dokumentetiketter går endast att använda i Word-dokument.
Vill du använda information från Next Project i ditt dokument lägger du in de dokumentetiketter du önskar direkt i dokumentet. Du kan skriva in dem manuellt — börja och avsluta med två måsvingar, till exempel #{{dokumentetikett}} — men du kan också högerklicka i listan som beskrivs ovan och kopiera etiketten därifrån, så är du säker på att det blir rätt.
Nedan ser du ett exempel på ett dokument med dokumentetiketter.
Dokumentmall för offertförfrågan — notera de dynamiska platshållarfälten.
För att få in informationen i dokumentet använder du funktionen Autofyll.
Funktionen Autofyll
I varje modul och flik som hanterar dokument finns knappen Autofyll dokument.
Inköp-fliken, Dokument-underflik — notera knappen Autofyll dokument.
Markera de dokument du vill fylla och klicka på knappen Autofyll dokument.
En ruta öppnas där de dokument du just valde listas i den övre delen. Här har du möjlighet att:
-
Validera — Gör en provkörning för att se om det finns någon etikett som inte fungerar som den ska. Det här ändrar ingenting i dokumentet.
-
Generera — Ersätter dokumentetiketterna med de faktiska värdena från systemet.
I den nedre delen av rutan listas eventuella fel som upptäcktes vid valideringen eller genereringen, samt om någon dokumentetikett har bytt värde sedan filen genererades senast. Filen sparas som en ny version i Next Project.
Om både validering och generering gick bra har du också möjlighet att direkt ladda ner filen.
Dialogrutan 'Autofyll dokument' visar uppladdade dokument med validerings- och genereringsstatus.
Så här ser filen ut efter att du kört funktionen Autofyll.
Utskriven offertförfrågan — kontrollera att villkor och tider är korrekt ifyllda.
Egendefinierade dokumentetiketter
Du kan också sätta upp egendefinierade dokumentetiketter som fungerar på samma sätt som de fördefinierade.
Dessa administreras under Administration → Inställningar → Dokumentetiketter.
Sidan Dokumentetiketter — välj modul för att hantera egna etiketter.
Etiketterna är knutna till en modul för att undvika att du skapar flera etiketter med samma namn på olika ställen i systemet. I den övre delen av fönstret väljer du vilken modul du vill knyta etiketten till, och i den nedre delen lägger du till de enskilda etiketterna.
Dokumentetiketternas värden är projektspecifika och sätts via knappen Dokumentetiketter som finns i verktygsfältet på de olika dokumentflikarna. Med hjälp av Autofyll dokument ersätts sedan etiketterna med de projektspecifika värdena i de dokument där de används.
Dokumentfliken med dialogrutan Egna dokumentetiketter öppen — notera etikettkonfigurationen.