Den här artikeln beskriver vad du behöver göra i Next Project för att komma igång med Next Docs. Om ni saknar funktionen och önskar beställa den, klicka här.
För att kunna jobba fullt ut med NEXT Docs behöver du dels aktivera en användare så att den har rättighet till NEXT Docs och tillgång till appen mm. Detta beskrivs i denna artikel.
Användaren behöver sedan också få tillgång till NEXT Docs för de projekt som denne ska arbeta i. Det kallas att aktivera ett projekt för NEXT Docs, för att läsa mer om det, klicka här.
Aktivera Next Docs för användare
Sätt rätt behörighet på administratören
För att kunna bjuda in nya användare till Next Docs behöver du vara medlem i gruppen Next Docs Admin och ha den administrativa rättigheten att bjuda in till Next Docs.
Sätt rätt rättigheter på en användare
Gå till Administration -> Grupper/Rättigheter och välj den grupp med användare som ska se och arbeta med dokument i Next Project.
Sätt följande rättigheter under Modulrättigheter och Administrativa rättigheter:
-
Modulrättighet: "Dokument" - Behövs för att kunna skapa och ta bort dokument
-
Administrativa rättigheter: "Visa trädvy för dokument" - Låter användren se mappstrukten i form av ett träd i Dokumentmodulen.
Spara och ladda om Next Project för att rättigheterna ska börja verka.
Företagets e-postadress
Ert företag behöver ha en mailadress angiven i Administration -> Inställningar -> Kontor/företag.
Användaren som ska bjudas in behöver också ha en e-postadress i användarregistret i Next Project dit inbjudan kan skickas.
Hur du bjuder in en ny användare till Next Docs
Gå till Administration -> Användarregister och markera den användare som ska bjudas in.
Markera användaren och klicka på knappen ´Bjud in till Next Docs´. Bekräfta även att du godkänner registrering av en ny licens.
Inbjudan skickas ut i form av ett mail som hamnar i användarens inkorg och användaren ska nu själv slutföra aktiveringen av Next Docs.
Aktivera och ladda ned Next Docs
Om inbjudan har skickats ut men mailet inte kommer fram – kontrollera att det inte har hamnat i skräpposten!
När du tagit emot mailet, klicka på länken eller kopiera in den i din webbläsare.
Länken går till en inloggningssida där du loggar in med samma inloggningsuppgifter som till Next Project. Detta steg är för att acceptera inbjudan till Next Docs och verifiera att det är rätt användare som fått inbjudan. Klicka ”Godkänn”.
Nu ska du ladda ner applikationen Next Docs till din dator.
Klicka på länken för att ladda ned applikationen, om du använder en PC ska den laddas ner från Microsoft Store, används en Mac laddas den ner från AppStore.
Om du inte kommer in i Microsoft Store genom att klicka på länken kan du gå in i Microsoft Store direkt och söka efter ”Next Docs”.
Ladda ner applikationen. Om du har problem att installera applikationen ber vi dig kontakta din IT-leverantör eftersom din behörighet på datorn kan vara begränsad.
Bild från Microsoft Store.
Följande systemkrav gäller
Windows
Mac - macOS 10.8 eller senare
Next Docs kan inte installeras i en ren Terminalservermiljö (till exempel om du har en klientbaserad lösning som inkluderar webbläsare etc i Terminal Server). Detta eftersom det inte går att använda Microsoft Store apps på detta sätt.
När applikationen är nedladdad öppnar du den och kommer till en inloggningsruta. Där ska du logga in med din mailadress som inbjudan skickades till och ditt Next-lösenord.
Om inloggningen är korrekt kommer du till ett fönster utan innehåll med rubriken ”Utcheckade filer”. Här kommer du sedan att se de filer som är utcheckade för redigering.
Den enda inställningen du behöver göra i appen är att (om du vill) sätta var någonstans som filer som du checkar ut ska sparas temporärt, benämnd "Sökväg för lagring av lokala filer". Du kommer hit genom att klicka på inställningar längst ner till vänster.
OBS: Det är inte rekommenderat att öppna och ändra filer från Utforskaren i Windows, då detta lätt kan leda till synk-problem mot Next Project. Använd istället alltid appen för att öppna utcheckade filer.
Byta lösenord i Next Project och Next Docs
I Next Project kan bara de som har rättigheter till Användarregistret ändra lösenord för en användare. Av säkerhetsskäl synkroniseras inte lösenorden till Next Project och Next Docs automatiskt utan du måste först byta lösenord i Next Project och sen också ändra i Next Docs. :
-
Gå till Administration -> Användare
-
Välj användaren som du vill ändra lösenord för och välj "Byt lösenord"
-
Skriv in det nya lösenordet och spara.
-
Användaren får nu automatiskt en e-post-bekräftelse på att lösenordet ändrats och ombeds klicka på en länk för att bekräfta lösenordet i Next Docs.
-
Följ länken och bekräfta användarnamnet och lösenordet för Next Project.
-
Färdigt! Du kan nu använda ditt nya lösenord.