Artikeln beskriver hur du kommer igång med Next Docs i Next Project, från att sätta rätt behörigheter och administrativa rättigheter för användare till att bjuda in dem via användarregistret. Du får även lära dig hur användaren själv slutför aktiveringen genom att följa inbjudningslänken och ladda ned applikationen.
Den här artikeln beskriver vad du behöver göra i Next Project för att komma igång med Next Docs. Om ni saknar funktionen och vill beställa den, klicka här.
För att kunna arbeta fullt ut med Next Docs behöver du dels aktivera en användare så att den har rätt behörighet till Next Docs och tillgång till appen. Det beskrivs i den här artikeln.
Användaren behöver sedan också få tillgång till Next Docs för de projekt som denne ska arbeta i. Det kallas att aktivera ett projekt för Next Docs. För att läsa mer om det, klicka här.
Aktivera Next Docs för användare
Sätt rätt behörighet på administratören
För att kunna bjuda in nya användare till Next Docs behöver du vara medlem i gruppen Next Docs Admin och ha den administrativa rättigheten att bjuda in till Next Docs.
Sätt rätt rättigheter på en användare
Gå till Administration → Grupper/Rättigheter och välj den grupp med användare som ska se och arbeta med dokument i Next Project.
Sätt följande rättigheter under Modulrättigheter och Administrativa rättigheter:
Modulrättighet: "Dokument" – Behövs för att kunna skapa och ta bort dokument.
-
Administrativa rättigheter: "Visa trädvy för dokument" – Låter användaren se mappstrukturen i form av ett träd i Dokumentmodulen.
Rättighetspaneler där modulrättigheter och administrativa rättigheter konfigureras per roll.
Spara och ladda om Next Project för att rättigheterna ska börja gälla.
Företagets e-postadress
Ditt företag behöver ha en e-postadress angiven under Administration → Inställningar → Kontor/företag.
Sidan Kontor/företag under Inställningar — kontrollera att e-postadress är korrekt ifylld.
Den användare som ska bjudas in behöver också ha en e-postadress registrerad i användarregistret i Next Project, dit inbjudan kan skickas.
Hur du bjuder in en ny användare till Next Docs
Gå till Administration → Användarregister och markera den användare som ska bjudas in.
Markera användaren och klicka på knappen Bjud in till Next Docs. Bekräfta sedan att du godkänner registreringen av en ny licens.
Fliken Användare — notera knappen 'Bjud in till Next Docs' för att bjuda in användare.
Inbjudan skickas ut som ett e-postmeddelande till användarens inkorg, och användaren behöver sedan själv slutföra aktiveringen av Next Docs.
Aktivera och ladda ned Next Docs
Om inbjudan har skickats men e-postmeddelandet inte kommer fram – kontrollera att det inte har hamnat i skräpposten!
När du tagit emot e-postmeddelandet klickar du på länken, eller kopierar in den i din webbläsare.
Inbjudningsmail — notera att aktiveringslänken är markerad och klickbar.
Länken leder till en inloggningssida där du loggar in med samma inloggningsuppgifter som till Next Project. Det här steget är till för att acceptera inbjudan till Next Docs och verifiera att rätt användare har tagit emot den. Klicka på Godkänn.
Nu är det dags att ladda ned applikationen Next Docs till din dator.
Välkomstsida för Next Docs — användaren uppmanas ladda ner applikationen.
Klicka på länken för att ladda ned applikationen. Om du har problem med att installera den ber vi dig kontakta din IT-leverantör, eftersom din behörighet på datorn kan vara begränsad.
Mac – macOS 10.8 eller senare.
Next Docs kan inte installeras i en ren Terminalservermiljö (till exempel om du har en klientbaserad lösning som inkluderar webbläsare i Terminal Server). Det beror på att det inte går att använda Microsoft Store-appar på det sättet.
När applikationen är nedladdad öppnar du den och möts av en inloggningsruta. Logga in med den e-postadress som inbjudan skickades till och ditt Next-lösenord.
Om inloggningen är korrekt kommer du till ett fönster utan innehåll med rubriken Utcheckade filer. Här kommer du sedan att se de filer som är utcheckade för redigering.
Sidan Utcheckade filer — knappen Checka in är inaktiv när listan är tom.
Den enda inställningen du behöver göra i appen är att (om du vill) ange var filer som du checkar ut ska sparas temporärt. Den inställningen heter Sökväg för lagring av lokala filer. Du hittar den genom att klicka på Inställningar längst ned till vänster.
Inställningar-dialog — notera att inloggad användare måste anges.
OBS: Det rekommenderas inte att öppna och ändra filer via Utforskaren i Windows, eftersom det lätt kan leda till synkproblem mot Next Project. Använd alltid appen för att öppna utcheckade filer.
Byta lösenord i Next Project och Next Docs
I Next Project är det bara de som har rättigheter till Användarregistret som kan ändra lösenord för en användare. Av säkerhetsskäl synkroniseras inte lösenorden mellan Next Project och Next Docs automatiskt – du behöver först byta lösenord i Next Project och sedan även uppdatera det i Next Docs. Gör så här:
-
Klicka på ikonen med dina initialer i Next, om du ser ikonen nedan. I annat fall går du till Administration → Grupper/rättigheter.
Huvudnavigering — notera menyalternativen Administration och Support.
Välj den användare som du vill ändra lösenord för och välj Byt lösenord.
Skriv in det nya lösenordet och spara.
Användaren får nu automatiskt en e-postbekräftelse på att lösenordet ändrats och ombeds klicka på en länk för att bekräfta lösenordet i Next Docs.
Följ länken och bekräfta användarnamnet och lösenordet för Next Project.
Klart! Du kan nu använda ditt nya lösenord.