Denna artikel beskriver hur du konfigurerar och hanterar påminnelsefunktionen i Next Project, inklusive de fyra tillgängliga påminnelsetyperna för leverantörsfakturor, arbetsordrar, tidsregistrering och betalplaner. Du lär dig hur varje typ av påminnelse fungerar och hur du ställer in dem via underhållsjobb under Administration – Integrationer i systemet.
Den här guiden beskriver hur du hanterar påminnelsefunktionen i Next Project.
Det finns fyra olika påminnelser som kan skickas från Next Project:
SupplierInvoiceNotifier: Påminnelse via e-post till de projektledare som har leverantörsfakturor att godkänna i NEXT e-Invoice.
SupplierInvoiceReminder: Påminnelse via e-post till alla projektledare som har leverantörsfakturor som förfaller inom ett visst antal dagar.
WorkOrderReminder: Påminnelse via e-post om att det finns arbetsordrar att hantera.
SMS-påminnelse: Påminnelse om att registrera tid.
PaymentPlanInvoiceReminder: Påminnelse om att det finns betalplaner att fakturera.
Nedan beskrivs hur du konfigurerar varje typ av påminnelse och hur den fungerar när den väl är uppsatt. (I bilden nedan visas även Månatligt jobb för att skapa debiterbara orderrader för QR-skannade artiklar. Se lathunden för QR-skanning för mer information.)
Påminnelser som skickas via e-post hanteras via så kallade underhållsjobb i NEXT. För att konfigurera dessa går du till Administration – Integrationer – Underhållsjobb.
Fliken Underhållsjobb under Integrationer visar schemalagda jobb och körningsstatus.
SupplierInvoiceNotifier
Det här underhållsjobbet ser till att projektledare och attestanter får ett e-postmeddelande när de har leverantörsfakturor att hantera i e-Invoice.
Varje leverantörsfaktura är kopplad till ett projekt i e-Invoice. Den person som är angiven som projektledare på projektet får påminnelsen till sin e-postadress, så länge leverantörsfakturan inte är godkänd i nivå 1.
Den person som är angiven som attestant får också en påminnelse skickad till sin e-postadress när hen har leverantörsfakturor att godkänna i nivå 2.
För att det här ska fungera behöver projektledare och attestanter ha en e-postadress registrerad i användarregistret.
Du kan inte göra några specifika inställningar för det här underhållsjobbet. Det är endast de gemensamma egenskaperna som kan konfigureras – du hittar dem längre ned i den här guiden.
SupplierInvoiceReminder
Det här underhållsjobbet ser till att projektledare och attestanter får ett e-postmeddelande ett visst antal dagar innan leverantörsfakturor som inte är hanterade i e-Invoice förfaller till betalning.
För att det här ska fungera behöver projektledare och attestanter ha en e-postadress registrerad i användarregistret.
Inställningar
-
Klicka i cellen på raden med jobbnamnet "SupplierInvoiceReminder" i kolumnen Inställningar (markerad med rött i bilden nedan).
Fliken Underhållsjobb visar schemalagda jobb och deras senaste körningsstatus.
-
En dialogruta visas när du klickat.
Dialogrutan Inställningar där påminnelsedagar konfigureras och sparas.
-
Fyll i följande fält:
ReminderDaysValue = Antal dagar innan förfallodatum som du vill att en påminnelse ska skickas ut via e-post till projektledare och attestanter.
FinalReminderDaysValue = Antal dagar innan förfallodatum som du vill skicka ytterligare en påminnelse via e-post till projektledare och attestanter.
Klicka på Spara.
Fortsätt med att ange övriga egenskaper för underhållsjobbet – det vill säga de som beskrivs under gemensamma egenskaper längre ned.
WorkOrderReminder
Det här underhållsjobbet ser till att ett e-postmeddelande skickas till projektledarna för olika projekt när det finns arbetsordrar att hantera inom respektive projekt. Påminnelsen kan även skickas till en gemensam e-postadress istället för till projektledarna.
Om du vill att projektledarna ska få e-postmeddelanden behöver de ha en e-postadress registrerad i användarregistret.
Inställningar
-
Klicka i cellen på raden med jobbnamnet "WorkOrderReminder" i kolumnen Inställningar (markerad med rött i bilden nedan).
Sidan Underhållsjobb visar aktiva jobb; notera inställningsfältet som är markerat.
-
En dialogruta visas när du klickat.
Inställningar-dialog — kontrollera och spara påminnelseparametrar innan stängning.
-
Fyll i följande fält:
ReminderEmail = Fyll i en e-postadress här om du vill att alla påminnelser ska skickas till en gemensam adress.
ReminderDays = Antal dagar innan arbetsordrarnas uppdragsstartdatum som du vill att påminnelserna ska skickas ut via e-post.
ReminderNotifyProjectLeader = Ange 1 här om du vill att ett e-postmeddelande skickas till projektledarna för de projekt som arbetsordrarna tillhör.
Klicka på Spara.
Fortsätt med att ange övriga egenskaper för underhållsjobbet – det vill säga de som beskrivs under gemensamma egenskaper längre ned.
-
De arbetsordrar som du vill ha påminnelser om markerar du med en bock i kolumnen Påminnelse. I kolumnen Uppdrag startdatum anger du när arbetsordern ska utföras.
Arbetsorderlistan — notera kolumnerna Påminnelse och Uppdrag start datum.
PaymentPlanInvoiceReminder
Det här underhållsjobbet ser till att ett e-postmeddelande skickas till projektledarna för olika projekt när det finns betalplanslyft att fakturera inom respektive projekt. Om du vill att projektledarna ska få e-postmeddelanden behöver de ha en e-postadress registrerad i användarregistret.
Inställningar
-
Klicka i cellen på raden med jobbnamnet "PaymentPlanInvoiceReminder" i kolumnen Inställningar (markerad med rött i bilden nedan).
Fliken Maintenance job visar schemalagda jobb — notera kolumnerna Active och Last run success.
-
En dialogruta visas när du klickat.
Dialogrutan Inställningar — kontrollera och spara systeminställningar här.
-
Fyll i följande fält:
ReminderDays = Antal dagar innan betalplanslyften ska faktureras som du vill att påminnelserna ska skickas ut via e-post.
Klicka på Spara.
Fortsätt med att ange övriga egenskaper för underhållsjobbet – det vill säga de som beskrivs under gemensamma egenskaper längre ned.
Gemensamma egenskaper för samtliga underhållsjobb
Tid
Här anger du med siffror vilken tid på dygnet du vill att underhållsjobbet ska köras. Om du till exempel vill att jobbet ska gå klockan 07:00 skriver du 07, och om du vill att det ska gå klockan 16:00 skriver du 16.
Vill du att jobbet ska köras vid flera tillfällen under dagen skriver du ett kommatecken mellan siffrorna, till exempel 07,16. Observera att det inte får vara något mellanslag mellan kommatecknet och nästa siffra.
Veckodag
Du kan välja att underhållsjobbet bara ska köras vissa dagar i veckan. Ange de dagar du vill med följande siffror:
1 = Måndag
2 = Tisdag
3 = Onsdag
4 = Torsdag
5 = Fredag
6 = Lördag
7 = Söndag
Om du till exempel vill att jobbet ska köras på måndag, onsdag och fredag skriver du 1,3,5 i fältet. Observera att det inte får vara något mellanslag mellan kommatecknet och nästa siffra.
Om du inte anger något i fältet Veckodag körs underhållsjobbet varje dag vid den tidpunkt du har angett under Tim.
Datum
Du kan konfigurera att underhållsjobbet endast ska köras på specifika datum varje månad. Ange de datum du önskar med siffror. Om du till exempel vill att jobbet ska gå den 10:e, 20:e och 30:e varje månad skriver du 10,20,30. Observera att det inte får vara något mellanslag mellan kommatecknet och nästa siffra.
Aktiv
Den här egenskapen anger om ett underhållsjobb är aktivt eller inte. Om kryssrutan inte är ikryssad kommer underhållsjobbet inte att köras.
Senast kört datum
Den här kolumnen visar vilket datum underhållsjobbet kördes senast.
Info senaste körning
Här visas en informerande text om något gick fel vid den senaste körningen.
Senaste körningen lyckades
Om den senaste körningen av underhållsjobbet gick bra är den här kryssrutan markerad med en bock.
OBS! Kom ihåg att klicka på Spara när du har konfigurerat en eller flera egenskaper för ett underhållsjobb.
SMS-påminnelse
För att kunna skicka SMS-påminnelser till era anställda behöver ni ett konto hos Cellsynt. Klicka på följande länk för att komma till Cellsynts sida: https://www.cellsynt.com/sv/sms/priser. På den sidan klickar du sedan på Registrera konto.
När kontot är skapat kontaktar ni vår support och meddelar:
Användarnamn
Lösenord
Ett mobilnummer som ska stå som avsändare på SMS:en
Ni får sedan en bekräftelse från oss när tjänsten är uppsatt i Next Project.
När tjänsten är uppsatt kan ni klicka på knappen SMS-påminnelse i modulen Bokf timmar på fliken Timmar person.
Fliken Timmar person — notera knappen SMS-påminnelse för att skicka påminnelser.
När du klickar på knappen SMS-påminnelse öppnas följande dialogruta:
Dialogrutan 'Skicka SMS' — markera mottagare innan utskick.
Bocka för de personer du vill skicka påminnelse till och klicka sedan på knappen Skicka. Påminnelsen skickas då ut till de valda anställda.
Du kan också markera de anställda som ska få påminnelse genom att hålla inne Ctrl och klicka på respektive person, och sedan klicka på knappen SMS-påminnelse.
För att Next Project ska kunna skicka ut ett SMS behöver dina anställda ha ett mobilnummer angivet i användarregistret.